RCCM : CD/LSHI/RCCM/21-A-00218 | IdNat : 05-J5801-N82382R | NIF  : A2207919H

PART I — ENGLISH VERSION

1. Introduction and Purpose

AFRICA DIGITAL COMMS (“the Company”, “we”, “us”, “ADC”) is committed to conducting all of its business — including communications, marketing, event production, public relations, political communication, and electronic security systems (SSE) services — honestly, ethically, and in full compliance with all applicable anti-bribery and anti-corruption laws in the Democratic Republic of the Congo (DRC) and in every jurisdiction in which we, our clients, or our partners operate.

Bribery and corruption distort fair competition, damage the communities in which we work, expose the Company and individuals to severe criminal, civil, and reputational consequences, and are fundamentally at odds with our values of integrity, professionalism, and transparency.

This Policy sets out the Company’s zero-tolerance approach to bribery and corruption and provides practical procedures to help directors, officers, employees, interns, consultants, agents, and other persons associated with the Company (“Personnel”) recognise and deal with bribery and corruption issues.

2. Scope and Application

This Policy applies to:

• All directors, managers, and employees of AFRICA DIGITAL COMMS across all offices (Kinshasa, Lubumbashi, Kolwezi) and business lines (graphic design, digital marketing, video production, live streaming, web design, public relations, political communication consultancy, and electronic security systems installation);
• Interns, temporary staff, and secondees;
• Consultants, freelancers, and independent contractors engaged by the Company;
• Agents, intermediaries, subcontractors, suppliers, joint-venture partners, and any other third party acting for or on behalf of the Company (“Third Parties”).

This Policy applies to all dealings with public officials, private sector counterparties, clients, suppliers, and any other person or entity, in the DRC and abroad, and to both cash and non-cash benefits.

3. Policy Statement

AFRICA DIGITAL COMMS has a zero-tolerance policy towards bribery and corruption in any form. Personnel and Third Parties acting for the Company must not, directly or indirectly:

1. Offer, promise, give, or authorise the giving of any bribe, kickback, or other improper payment or advantage to any person, including public officials, to obtain or retain business or any improper advantage;
2. Request, agree to receive, or accept any bribe, kickback, or other improper payment or advantage from any person;
3. Engage in “facilitation payments” (small unofficial payments to speed up routine government action);
4. Use any third party, agent, or intermediary to do indirectly what Personnel are prohibited from doing directly.

Compliance with this Policy is a condition of employment and of any engagement with the Company. There are no exceptions for the size of the transaction, local custom, competitive pressure, or client demand.

4. Legal Framework

This Policy is designed to ensure compliance with, among others:

• The anti-corruption provisions of the DRC Penal Code and relevant OHADA (Organisation for the Harmonisation of Business Law in Africa) instruments;
• The DRC’s obligations under the United Nations Convention against Corruption (UNCAC) and the African Union Convention on Preventing and Combating Corruption;
• Where relevant to the Company’s international clients, funders, or partners: the UK Bribery Act 2010 and the U.S. Foreign Corrupt Practices Act (FCPA), both of which have extraterritorial reach and can apply to conduct connected to the UK or US even where it occurs in the DRC.

Where local practice and this Policy appear to differ, the stricter standard always applies.

5. Key Definitions

6. Gifts, Hospitality, and Entertainment

Given the Company’s client base — including corporate, institutional, and government-linked entities — and its work in event production and political communication, gifts and hospitality present a heightened risk area. Modest and proportionate gifts and hospitality that are a normal and appropriate part of building business relationships are permitted, provided that:

5. They are reasonable in value, infrequent, and appropriate to the occasion;
6. They are not offered or accepted with the intention, or the appearance, of influencing a business decision or public duty;
7. They are given or received openly, never in cash or cash equivalents (e.g., vouchers, gift cards);
8. They comply with the recipient’s own organisation’s policies, where known;
9. They are recorded in the Gifts and Hospitality Register (Annex A) if they exceed USD 50 in value, or are offered to or received from a Public Official at any value.

Gifts or hospitality offered to, or received from, Public Officials, or exceeding USD 200 in value, require prior written approval from a Director or the Compliance Officer. Cash or cash-equivalent gifts to or from any person are strictly prohibited at all times.

7. Facilitation Payments

AFRICA DIGITAL COMMS does not make facilitation payments of any kind, even where such payments are locally common practice, small in value, or requested to expedite a legitimate administrative process (e.g., permits, customs, utility connections, filming or event permits). Personnel who are asked for a facilitation payment must refuse the request, document the incident, and report it immediately to the Compliance Officer using the Reporting Procedure in Section 13.

Where refusal is not reasonably possible and there is a genuine, imminent threat to personal health or safety (duress), Personnel may make the minimum payment necessary to remove the immediate threat, but must report the incident to the Compliance Officer within 24 hours and record it in writing.

8. Political Contributions, Charitable Donations, and Sponsorships

Given the Company’s political communication practice and public relations work, particular care is required in this area. No political contribution, charitable donation, sponsorship, or community investment may be made on behalf of the Company without prior written approval from a Director, and all such contributions must:

• Be legal, transparent, and properly recorded in the Company’s accounts;
• Never be made as a means of improperly influencing a business decision, a public official, or a public tender or contract;
• Never be made in cash;
• Be consistent with the Company’s values and independently verifiable purpose.

Political communication services provided by the Company to clients or political actors must be delivered under a written contract, at arm’s length commercial rates, and must never include, or be a vehicle for, the payment of bribes on behalf of a client.

9. Dealing with Public Officials

Interactions with Public Officials — including government ministries, provincial authorities, ANAPI, GECAMINES and other state-owned enterprises, customs, and licensing bodies — carry elevated corruption risk and require particular vigilance. Personnel must:

• Never offer, promise, or give anything of value to a Public Official to obtain or retain business, secure a permit, licence, tender, or other advantage, or to influence any official act or decision;
• Ensure that all interactions with Public Officials are transparent, documented, and, where possible, conducted by more than one Company representative;
• Escalate any request from a Public Official for payment, gifts, or favours to the Compliance Officer immediately;
• Apply enhanced due diligence (Section 10) before engaging any Third Party who will interact with Public Officials on the Company’s behalf.

10. Third Parties, Agents, and Due Diligence

The Company is potentially liable for bribery committed by Third Parties acting on its behalf. Before engaging any agent, intermediary, consultant, subcontractor, or joint-venture partner, particularly one who will interact with government bodies, clients’ officials, or state-owned enterprises, the Company must:

10.  Conduct risk-based due diligence appropriate to the engagement, including verifying the Third Party’s identity, ownership, reputation, and business rationale for their involvement (Annex B: Due Diligence Checklist);
11. Ensure fees are reasonable, commensurate with legitimate services actually rendered, and paid by traceable means to the contracting entity in its own jurisdiction (never to a third country, personal account, or cash);
12. Include anti-bribery and audit-rights clauses in written contracts with all Third Parties;
13. Refuse or terminate any relationship where red flags cannot be satisfactorily resolved.

Red flags requiring escalation include:

• A Third Party requests payment in cash, to a third country, or to an account not in their own name;
• A Third Party has close family or business ties to a Public Official involved in a relevant decision;
• Requested fees are unusually high relative to the service, or a success fee is linked to obtaining a specific government approval;
• A Third Party is reluctant to sign anti-bribery contract terms or to document the services provided;
• Unusual invoicing, round-sum payments, or requests to backdate or mischaracterise documents.

11. Conflicts of Interest

Personnel must disclose to their manager or the Compliance Officer any situation in which their personal interests (financial, familial, or otherwise), or those of a close relative or associate, could conflict, or appear to conflict, with the interests of the Company or a client — for example, awarding business to a supplier owned by a relative, or negotiating with a public official who is a family member. Undisclosed conflicts of interest are a significant corruption risk indicator.

12. Financial Controls and Record-Keeping

The Company will maintain accurate, complete, and transparent financial books and records that reflect, in reasonable detail, all transactions, including gifts, hospitality, donations, and Third Party payments. Personnel must not:

• Establish or maintain off-the-books accounts or funds;
• Make false, incomplete, or misleading entries in the Company’s books and records;
• Approve or process any payment for which there is no adequate supporting documentation, or a description that does not accurately reflect the purpose of the transaction.

All expense claims, gifts, hospitality, donations, and Third Party payments require appropriate authorisation in line with the Company’s approval matrix (Annex C) before payment.

13. Raising Concerns (Speak-Up Procedure)

Personnel are encouraged, and expected, to raise concerns about actual or suspected bribery or corruption as soon as possible. Concerns may be raised through any of the following channels:

• Directly to a line manager or Director;
• To the Compliance Officer at compliance@africadigital.tech;
• In writing, marked confidential, to the Managing Director;

All reports will be treated confidentially, investigated promptly and proportionately by the Compliance Officer (or an independent party where a conflict exists), and the reporting individual will be informed of the outcome to the extent permitted by confidentiality and legal constraints.

14. Non-Retaliation

The Company strictly prohibits retaliation of any kind against any person who, in good faith, reports a concern, refuses to pay or accept a bribe (even if this results in lost business), or participates in an investigation. Any Personnel found to have retaliated against a reporter will be subject to disciplinary action, up to and including dismissal. A report made in good faith that later proves to be mistaken will not result in any adverse consequence for the reporter.

15. Training and Communication

The Company will:

• Provide this Policy to all new Personnel as part of induction;
• Deliver periodic anti-bribery and corruption training to all employees, with enhanced training for staff engaging with Public Officials, procurement, or political communication clients;
• Communicate this Policy to relevant Third Parties and require written acknowledgement as a condition of engagement, where risk warrants;
• Review and refresh training content periodically to reflect legal developments and lessons learned.

16. Roles and Responsibilities

17. Disciplinary Consequences

Breach of this Policy is treated as gross misconduct and may result in disciplinary action up to and including summary dismissal, in accordance with the Company’s disciplinary procedure and applicable DRC labour law. Individuals and the Company may also face criminal prosecution, civil liability, and regulatory sanctions. Contracts with Third Parties found to have engaged in bribery will be terminated, subject to applicable contract and law.

18. Monitoring and Review

The Compliance Officer will monitor the effectiveness of this Policy through periodic review of the Gifts & Hospitality Register, Third Party due diligence files, and reported concerns, and will report findings to the Board at least annually. This Policy will be formally reviewed at least every two years, or sooner following a significant legal or business change, and updated as necessary.

PARTIE II — VERSION FRANÇAISE

1. Introduction et objet

AFRICA DIGITAL COMMS (« la Société », « nous ») s’engage à conduire l’ensemble de ses activités — communication, marketing, production événementielle, relations publiques, communication politique et systèmes de sécurité électronique (SSE) — avec honnêteté, éthique et dans le strict respect des lois anti-corruption et anti-pots-de-vin applicables en République Démocratique du Congo (RDC) ainsi que dans toute juridiction où la Société, ses clients ou ses partenaires opèrent.

La corruption fausse la concurrence loyale, nuit aux communautés dans lesquelles nous travaillons, expose la Société et les individus à de graves conséquences pénales, civiles et réputationnelles, et est fondamentalement contraire à nos valeurs d’intégrité, de professionnalisme et de transparence.

La présente Politique définit l’approche de tolérance zéro de la Société à l’égard des pots-de-vin et de la corruption, et fournit des procédures pratiques destinées à aider les administrateurs, dirigeants, employés, stagiaires, consultants, agents et autres personnes associées à la Société (le « Personnel ») à identifier et à gérer les questions liées à la corruption.

2. Champ d’application

La présente Politique s’applique :

• À tous les administrateurs, cadres et employés d’AFRICA DIGITAL COMMS, dans tous les bureaux (Kinshasa, Lubumbashi, Kolwezi) et toutes les lignes d’activité (design graphique, marketing digital, production vidéo, live streaming, création de sites web, relations publiques, conseil en communication politique et installation de systèmes de sécurité électronique) ;
• Aux stagiaires, au personnel temporaire et aux détachés ;
• Aux consultants, freelances et prestataires indépendants engagés par la Société ;
• Aux agents, intermédiaires, sous-traitants, fournisseurs, partenaires en coentreprise, et toute autre tierce partie agissant pour le compte de la Société (les « Tiers »).

Cette Politique s’applique à toutes les relations avec les agents publics, les contreparties du secteur privé, les clients, les fournisseurs et toute autre personne ou entité, en RDC comme à l’étranger, et couvre les avantages tant en espèces qu’en nature.

3. Déclaration de politique

AFRICA DIGITAL COMMS applique une politique de tolérance zéro à l’égard de la corruption sous toutes ses formes. Le Personnel et les Tiers agissant pour le compte de la Société ne doivent, ni directement ni indirectement :

14. Offrir, promettre, verser ou autoriser le versement d’un pot-de-vin, d’une commission occulte ou de tout autre paiement ou avantage indu à toute personne, y compris des agents publics, en vue d’obtenir ou de conserver un marché ou un avantage indu ;
15. Solliciter, accepter de recevoir ou accepter un pot-de-vin ou tout autre paiement ou avantage indu de la part de quiconque ;
16. Effectuer des « paiements de facilitation » (petits paiements officieux destinés à accélérer une démarche administrative de routine) ;
17. Recourir à un tiers, un agent ou un intermédiaire pour accomplir indirectement ce qu’il est interdit au Personnel de faire directement.

Le respect de cette Politique est une condition d’emploi et de toute collaboration avec la Société. Aucune exception n’est admise, quels que soient le montant de la transaction, les usages locaux, la pression concurrentielle ou les exigences d’un client.

4. Cadre juridique

La présente Politique vise à assurer la conformité, notamment, avec :

• Les dispositions anti-corruption du Code pénal congolais et les instruments pertinents de l’OHADA (Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires) ;
• Les engagements de la RDC au titre de la Convention des Nations Unies contre la Corruption (CNUCC) et de la Convention de l’Union Africaine sur la Prévention et la Lutte contre la Corruption ;
• Lorsque cela concerne les clients, bailleurs ou partenaires internationaux de la Société : le UK Bribery Act 2010 (Royaume-Uni) et le Foreign Corrupt Practices Act (FCPA, États-Unis), qui ont tous deux une portée extraterritoriale et peuvent s’appliquer à des faits commis en RDC dès lors qu’un lien avec le Royaume-Uni ou les États-Unis existe.

En cas de divergence entre la pratique locale et la présente Politique, la norme la plus stricte prévaut toujours.

5. Définitions clés

6. Cadeaux, hospitalité et divertissement

Compte tenu de la clientèle de la Société — incluant des entités privées, institutionnelles et liées à l’État — et de son activité de production événementielle et de communication politique, les cadeaux et l’hospitalité constituent un domaine de risque accru. Des cadeaux et une hospitalité modestes et proportionnés, s’inscrivant normalement dans le développement des relations d’affaires, sont autorisés à condition que :

18. Leur valeur soit raisonnable, leur fréquence limitée et adaptée à l’occasion ;
19. Ils ne soient ni offerts ni acceptés dans l’intention, ou avec l’apparence, d’influencer une décision commerciale ou une fonction publique ;
20. Ils soient donnés ou reçus ouvertement, jamais en espèces ou en équivalents espèces (bons d’achat, cartes-cadeaux) ;
21. Ils respectent, lorsqu’elles sont connues, les politiques internes de l’organisation du bénéficiaire ;
22. Ils soient consignés dans le Registre des Cadeaux et Hospitalité (Annexe A) au-delà de 50 USD, ou dans tous les cas s’ils sont offerts à ou reçus d’un Agent public.

Les cadeaux ou l’hospitalité offerts à, ou reçus d’un Agent public, ou dont la valeur dépasse 200 USD, requièrent une autorisation écrite préalable d’un Directeur ou du Responsable Conformité. Les cadeaux en espèces ou équivalents espèces sont strictement interdits en toutes circonstances, quel qu’en soit le bénéficiaire.

7. Paiements de facilitation

AFRICA DIGITAL COMMS n’effectue aucun paiement de facilitation, quelle que soit sa forme, même lorsque cette pratique est localement courante, de faible montant, ou sollicitée pour accélérer une démarche administrative légitime (permis, douane, raccordements, autorisations de tournage ou d’événement). Tout membre du Personnel sollicité pour un paiement de facilitation doit refuser la demande, documenter l’incident et le signaler immédiatement au Responsable Conformité selon la procédure de signalement (Section 13).

Lorsque le refus n’est raisonnablement pas possible et qu’il existe une menace réelle et imminente pour la santé ou la sécurité physique (contrainte), le Personnel peut effectuer le paiement minimal nécessaire pour écarter la menace immédiate, à condition d’en informer le Responsable Conformité dans les 24 heures et de consigner l’incident par écrit.

8. Contributions politiques, dons caritatifs et parrainages

Compte tenu de l’activité de communication politique et de relations publiques de la Société, une vigilance particulière est requise dans ce domaine. Aucune contribution politique, don caritatif, parrainage ou investissement communautaire ne peut être effectué au nom de la Société sans autorisation écrite préalable d’un Directeur, et toute contribution doit :

• Être légale, transparente et correctement enregistrée dans la comptabilité de la Société ;
• Ne jamais être utilisée comme moyen d’influencer indûment une décision commerciale, un agent public, ou un appel d’offres ou contrat public ;
• Ne jamais être effectuée en espèces ;
• Être cohérente avec les valeurs de la Société et son objet vérifiable de manière indépendante.

Les prestations de communication politique fournies par la Société à des clients ou acteurs politiques doivent faire l’objet d’un contrat écrit, à des conditions commerciales de pleine concurrence, et ne peuvent en aucun cas servir de vecteur au versement de pots-de-vin pour le compte d’un client.

9. Relations avec les agents publics

Les interactions avec les Agents publics — notamment les ministères, autorités provinciales, l’ANAPI, la GECAMINES et autres entreprises publiques, les services douaniers et les autorités d’agrément — présentent un risque de corruption élevé et exigent une vigilance particulière. Le Personnel doit :

• Ne jamais offrir, promettre ou donner un quelconque avantage à un Agent public afin d’obtenir ou de conserver un marché, un permis, une licence, un appel d’offres ou tout autre avantage, ou d’influencer un acte ou une décision officielle ;
• Veiller à ce que toute interaction avec un Agent public soit transparente, documentée et, si possible, menée par plus d’un représentant de la Société ;
• Signaler immédiatement au Responsable Conformité toute demande de paiement, de cadeau ou de faveur émanant d’un Agent public ;
• Appliquer une diligence raisonnable renforcée (Section 10) avant d’engager tout Tiers appelé à interagir avec des Agents publics pour le compte de la Société.

10. Tiers, agents et diligence raisonnable

La Société peut être tenue responsable d’actes de corruption commis par des Tiers agissant en son nom. Avant d’engager un agent, intermédiaire, consultant, sous-traitant ou partenaire en coentreprise, en particulier s’il est appelé à interagir avec des organismes publics, des responsables de clients ou des entreprises publiques, la Société doit :

23. Mener une diligence raisonnable fondée sur le risque, adaptée à la mission, incluant la vérification de l’identité, de l’actionnariat, de la réputation et de la justification commerciale du recours à ce Tiers (Annexe B : liste de contrôle de diligence raisonnable) ;
24. S’assurer que les honoraires sont raisonnables, proportionnés aux services réellement rendus, et versés par un moyen traçable à l’entité contractante, dans sa propre juridiction (jamais vers un pays tiers, un compte personnel ou en espèces) ;
25. Inclure des clauses anti-corruption et de droit d’audit dans tous les contrats écrits conclus avec des Tiers ;
26. Refuser ou mettre fin à toute relation lorsque des signaux d’alerte ne peuvent être résolus de manière satisfaisante.

Signaux d’alerte nécessitant une escalade :

• Un Tiers demande un paiement en espèces, vers un pays tiers, ou vers un compte qui n’est pas à son nom ;
• Un Tiers entretient des liens familiaux ou d’affaires étroits avec un Agent public impliqué dans une décision pertinente ;
• Les honoraires demandés sont anormalement élevés au regard du service, ou une commission de succès est liée à l’obtention d’une autorisation gouvernementale particulière ;
• Un Tiers rechigne à signer des clauses contractuelles anti-corruption ou à documenter les prestations fournies ;
• Facturation inhabituelle, paiements en montants ronds, ou demandes d’antidater ou de dénaturer des documents.

11. Conflits d’intérêts

Le Personnel doit signaler à son responsable ou au Responsable Conformité toute situation dans laquelle ses intérêts personnels (financiers, familiaux ou autres), ou ceux d’un proche ou d’un associé, pourraient entrer en conflit, ou sembler entrer en conflit, avec les intérêts de la Société ou d’un client — par exemple, l’attribution d’un marché à un fournisseur détenu par un proche, ou une négociation avec un agent public membre de la famille. Les conflits d’intérêts non déclarés constituent un indicateur de risque de corruption important.

12. Contrôles financiers et tenue des registres

La Société tiendra des livres et registres financiers exacts, complets et transparents, reflétant de manière raisonnablement détaillée l’ensemble des transactions, y compris les cadeaux, l’hospitalité, les dons et les paiements à des Tiers. Le Personnel ne doit pas :

• Créer ou maintenir des comptes ou fonds non comptabilisés ;
• Effectuer des inscriptions fausses, incomplètes ou trompeuses dans les livres et registres de la Société ;
• Approuver ou traiter un paiement dépourvu de pièce justificative adéquate, ou dont la description ne reflète pas fidèlement l’objet de la transaction.

Toute note de frais, cadeau, hospitalité, don ou paiement à un Tiers doit faire l’objet d’une autorisation appropriée conformément à la matrice d’approbation de la Société (Annexe C) avant paiement.

13. Signalement des préoccupations (procédure d’alerte)

Le Personnel est encouragé, et tenu, de signaler dès que possible toute préoccupation relative à un acte de corruption avéré ou suspecté. Les signalements peuvent être effectués par l’un des canaux suivants :

• Directement auprès d’un responsable hiérarchique ou d’un Directeur ;
• Auprès du Responsable Conformité, à compliance@africadigital.tech ;
• Par écrit, mention « confidentiel », adressé à la Direction Générale ;

Tout signalement sera traité de manière confidentielle, fera l’objet d’une enquête rapide et proportionnée menée par le Responsable Conformité (ou une partie indépendante en cas de conflit d’intérêts), et son auteur sera informé de l’issue dans la mesure permise par les contraintes de confidentialité et légales.

14. Interdiction des représailles

La Société interdit strictement toute forme de représailles à l’encontre de toute personne qui, de bonne foi, signale une préoccupation, refuse de verser ou d’accepter un pot-de-vin (même si cela entraîne une perte de marché), ou participe à une enquête. Tout membre du Personnel dont il serait établi qu’il a exercé des représailles à l’encontre d’un lanceur d’alerte fera l’objet de mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu’au licenciement. Un signalement de bonne foi qui s’avère ultérieurement erroné n’entraînera aucune conséquence défavorable pour son auteur.

15. Formation et communication

La Société s’engage à :

• Remettre la présente Politique à tout nouveau membre du Personnel dans le cadre de son intégration ;
• Dispenser une formation périodique anti-corruption à l’ensemble des employés, renforcée pour le personnel en contact avec des Agents publics, les achats, ou les clients de communication politique ;
• Communiquer la présente Politique aux Tiers concernés et exiger une reconnaissance écrite comme condition d’engagement, lorsque le risque le justifie ;
• Revoir et actualiser périodiquement le contenu de la formation afin de refléter les évolutions légales et les enseignements tirés.

16. Rôles et responsabilités

17. Conséquences disciplinaires

Toute violation de la présente Politique est considérée comme une faute grave et peut entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement immédiat, conformément à la procédure disciplinaire de la Société et au droit du travail congolais applicable. Les individus et la Société peuvent également faire l’objet de poursuites pénales, d’une responsabilité civile et de sanctions réglementaires. Les contrats conclus avec des Tiers dont il serait établi qu’ils se sont livrés à des actes de corruption seront résiliés, sous réserve du contrat applicable et de la loi.

18. Suivi et révision

Le Responsable Conformité assurera le suivi de l’efficacité de la présente Politique par un examen périodique du Registre des Cadeaux et Hospitalité, des dossiers de diligence raisonnable des Tiers et des préoccupations signalées, et rendra compte de ses constatations à la Direction au moins une fois par an. La présente Politique sera formellement révisée au moins tous les deux ans, ou plus tôt en cas de changement juridique ou commercial significatif, et mise à jour si nécessaire.